Mens befolkningen gjør seg klar for vaksinen og ansatte venter spent på å vende tilbake til kontoret, vurderer arbeidsgivere når og hvordan de skal gjenåpne.
I en nylig studie om det å vende tilbake til kontoret og fysiske arbeidsplasser post-COVID, undersøkte vi 79 ledere fra 56 av «Fortune 500» selskaper. (Mer om studie, se her)
Ledere fra disse selskapene fortalte oss hvordan de forbereder sine medarbeidere på å returnere til arbeidsdagen på kontoret og hvilke, hvis noen, endringer de ville gjøre. Selv om de anerkjenner at hjemmekontor er kommet for å bli, er mange klare for å bytte ut videosamtaler for fysiske møter igjen.
COVID har fremskyndet digitaliseringen av arbeidsplassen
Når pandemien traff var en av arbeidsgiverens største utfordringer å optimalisere hjemmekontoret for alle ansatte. Før COVID var det, kun 16% som jobbet hjemme eller annet sted "eksternt", ifølge respondentene.
Den andelen har siden økt til 65%, og de fleste medarbeidere jobber nå fra spisebordet. Hjemmekontor er også normen og betydelig mer utbredt i enkelte næringer. Dette gjelder særlig innen sektorer som; profesjonelle tjenester (89%), informasjonsteknologi (88%) og finansielle tjenester og forsikring (74%) (se diagram).
| Spørsmål | Beste Arbeidsplasser | Gjennomsnitt norsk arbeidsliv |
| Ledelsen har en klar oppfatning av hvor selskapet skal og hvordan vi skal komme dit. | 86% | 56% |
| Ledelsens handlinger samsvarer med hva den sier. | 87% | 61% |
| Toppledelsen representerer organisasjonens beste egenskaper på en god måte. | 91% | 53% |
Undersøkelsen viser at det finns en utbredd uenighet om hvordan hjemmekontor har påvirket bedriftskulturen og produktivitet:
50% av de svarende lederne tror at produktiviteten ikke har blitt påvirket av hjemmekontor.
30% av ledere tror at de ansatte var mer produktivt hjemmefra.
20% rapporterte blandet resultat på tvers av grupper og avdelinger, hvor noen opplevde forbedringer og andre en forverring.
Undersøkelsen viser at ledere har varierende syn rundt forventet produktivitet når ansatte returnerer til kontoret. Og bare 14% forventer større produktivitet i fremtiden. (se diagram).
30% av ledere tror ansatte var mer produktive mens de jobbet på hjemmekontor.
Fellesskap og stå på vilje (61%) og samarbeid (45%) er i hovedsak det ledere tenker vil forbedre bedriftskulturen når medarbeidere vender tilbake til kontoret.
| Spørsmål | Beste arbeidsplasser | Gjennomsnitt norsk arbeidsliv |
| Vi verdsetter mennesker som prøver ut nye og bedre måter å gjøre ting på, uansett hvilket utfall det får. | 88% | 53% |
| Ledelsen søker og svarer oppriktig på forslag og ideer. | 87% | 58% |
| Ledelsen involverer medarbeiderne i beslutninger som påvirker arbeidet eller arbeidsmiljøet deres. | 81% | 52% |
| Medarbeidere her tilpasser seg raskt til endringer som er nødvendig for vår organisasjons suksess. | 90% | 63% |
Når planlegger ledere at deres medarbeidere skal komme tilbake til kontoret?
Hvilken bransje man er i og tiltak avgjør når de ansatte returnerer til arbeidsplassen viser undersøkelsen. De fleste ledere sikter mot å være tilbake mer mot normalen innen de neste 7-12 månedene (52%). Seks måneder er målet for 30% av lederne i undersøkelsen. Resten planlegger å returnere til normalen innen 13-18 måneder (13%) og 19-24 måneder (1%).
Service- og varehandelsbransjen returnerer mest sannsynlig tidligere. 78% av lederne forventer å være tilbake innen seks måneder.
Faktorer ledere ser på for en trygg retur til arbeidsplassen er:
- Vaksinetilgjengelighet
- Testing av COVID-19
- Sikkerhetsanpassede kontorlokaler
Lokasjon, beliggenhet, forflytting?
Selv om de fleste ledere forventer en retur til kontoret, vil nok utseende og funksjoner av kontoret endres. Også i Norge ser vi denne trenden. "Nå endrer Koronaen kontoret".
Majoriteten (86%) av respondentene forventer ingen geografisk endring av deres kontorlokaler, mens over halvparten (58%) forventer å redusere kontorlokalet med minst 10%. Over en tredjedel forventer at kontorlokalene reduseres med 25%.
Undersøkelsen viser at 58% av respondentene forventer å redusere kontorlokalene fra slik de var før COVID.
Hjemmekontor og hybridmodeller av kontorer varierer etter bransje.
Tre av fem ledere tror at opptil 25% av deres medarbeidere vil fortsette med hjemmekontor på fulltid.
Teknologi- og økonomiorganisasjoner forventer den største andelen av ekstern arbeidsstyrke etter pandemien, hvor 40% og 35% av deres ansatte forblir på hjemmekontor.
De største bekymringene ledere har i forbindelse med når vi går tilbake på det fysiske kontoret.
Mens medarbeidere returnerer til kontoret vil arbeidsplasser mest sannsynlig si adjø til de gamle måtene å gjøre ting på. Ledere forventer at medarbeidere som vender tilbake til kontoret vil ha varierte og "nye" bekymringer.
Bekymringer vedrørende helse og sikkerhet (40%) omsorgsansvar (38%), og kollektivtransport (20%) er de største.
For å berolige ansatte om en trygg retur til kontoret ser ledere på tiltak som egne "helsestasjoner" med rask testing, temperaturmåling og fysisk distansering.
Bedrifter som Credit Acceptance følger opp behovene til sine ansatte for en sikker retur med løpende pulsmålinger.
Hvordan bidra og støtte en vellykket retur til kontoret
Både ledere og medarbeidere peker på flere tiltak som kan støtte en vellykket retur til kontoret.
- Spør medarbeidere hva de ønsker/trenger for å føle seg trygge
- Sett opp arbeidsgrupper for å ta en temperaturmåling på hvordan ansatte har det.
- Støtt ledere i å se etter tegn på at ansatte trenger mer / ulik støtte
- Lag fellesarealer for å skape et sunt miljø
- Lag rom for å øke samarbeidet og innovasjonen blant ansatte på kontoret og de på hjemmekontor
- Utforsk alternativer for å støtte medarbeideres behov for barnepass og trygg pendling
Hva føler medarbeiderne om det å vende tilbake til kontoret?
Er medarbeiderne mer produktive og fornøye med hjemmekontor? Hva er deres største bekymringer rundt det å komme tilbake? Hva kan og vil du gjøre for å møte dette? Spør medarbeiderne gjennom vår pulsmåling for å finne ut hva de tenker og hvordan du kan planlegge en trygg prosess for alle som vender tilbake til kontoret.
Les og: "Redd Barna brukte pulsmåling for å ivareta ansatte under hjemmekontor"
