I etterkant av Covid og lange perioder med hjemmekontor har balansen mellom fleksibilitet og evnen til å få folk tilbake på kontoret vært på agendaen i mange ledergrupper. Hvordan skal vi gi de ansatte den fleksibiliteten de har behov for i hverdagen, men samtidig legge til rette slik at det å dra på kontoret blir attraktivt? Redd Barnas nye hus på Hasle har blitt en viktig del av deres fokus på å bygge en sterk organisasjonskultur, allerede fra den spede starten ved tegnebrettet.
Involvering og eierskap har vært viktig helt fra starten. Alt fra å kartlegge hvor de ansatte var bosatt til hvilke behov de hadde for fasiliteter på kontoret ble tatt med i betraktningen og en viktig del av beslutningen for hvor de valgte å flytte. Valget endte på HasleTre, som er et klimavennlig bygg sentralt på østkanten av Oslo.
«Dette huset har blitt et viktig symbol for Redd Barna, både fordi selve bygget er i tråd med våre verdier og fordi det har blitt en viktig kulturbygger for oss»
Linn Huse-Amundsen, Direktør Mennesker og Teknologi i Redd Barna.
Ifølge arkitekthuset OsloTre som står for prosjektet er bygget reist med tanke på fremtiden. Hele bygget består av tremoduler som kan bygges om når behovet endrer seg i fremtiden – en avansert lego hvor alle delene passer perfekt sammen. Dette krever ekstremt god planlegging, men resultatet blir lite materialsvinn, mindre klimagassutslipp, og et bedre inneklima for de som jobber der.
Du kan lese mer om selve bygget her.
Det var viktig for prosjektgruppen å sørge for at de ansatte var involvert i prosessen og har gjennom hele prosessen vært oppdatert fra første spadetak til innflytting.
"Vi gjorde grundige undersøkelser tidlig i prosessen for å sikre at vi fikk kartlagt behovene både på overordnet nivå, men også de ansattes hverdagslige behov. Det ble gjennomført spørreundersøkelser, fokusgrupper og intervjuer. Vi informerte underveis i byggeprosessen gjennom blant annet livestreaming og dro med alle på besøk opp hit når bygget begynte å ta form. Dette har skapt en tilhørighet til bygget og en stolthet internt blant ansatte. De føler de har vært med på å skape et hjem for Redd Barna", sier Linn.
Som i et hvert hjem har man ønsker og behov som er viktig for trivsel. Det innebærer alt fra interiør, lunsj og kaffe til historie, mangfold og inkludering. Det ble opprettet grupper hvor ansatte kunne melde interesse for å involvere seg for det som var viktig for dem. Gruppene fikk fritt spillerom innenfor budsjettrammer til å velge en løsning for felleskapet. Alt som kunne delegeres ble delegert, slik at så mange som mulig kunne få et forhold til det nye kontoret.
Prosjektgruppen har hatt fokus på å være tilgjengelig gjennom hele byggeperioden, mye for å betrygge de ansatte. De har svart på spørsmål, opprettet idèpostkasser og et team med ambassadører har vært tilgjengelig på kontoret etter innflytting. På den måten har de sikret at ansatte føler seg ivaretatt både gjennom tilstedeværelse og gjennom kommunikasjonskanaler.
Alle analyser og undersøkelser som ble gjort viste at Redd Barna-huset måtte legge til rette for fleksibilitet og aktivitet på kontoret. Det vil si at kontoret er delt inn i soner med retningslinjer for hva sonene er ment for og hvor alle møbler og inventar enkelt kan flyttes på. Dette skaper et levende kontor tilrettelagt for samhandling, læring og fleksibilitet.
Resultatet er et ReddBarna-hus med mye aktivitet, hvor ansatte kommer inn på kontoret minst 3 dager i uken. Flerbruksområdet benyttes til mange ulike aktiviteter og de ansatte utnytter mulighetene og tilpasser sonen til den aktiviteten som planlegges.
"En ting vi er veldig bevisst på er at selv om vi nå er på plass så er vi ikke ferdig med å flytte inn. Vi er åpne for å gjøre endringer dersom behovene endrer seg eller vi ser at noe ikke fungerer eller at vi har glemt noe. Med 100% aktivitetsbasert kontor er det enklere å tilpasse og være dynamiske", sier Linn.
Graden av involvering av ansatte i flytteprosjektet har vært et bevisst grep fra ledergruppen. Dette har bidratt til å ivareta, men også bygge en sterk kultur og tilhørighet til bygget og til Redd Barna.