Aplia AS, et IT-selskap fra Skien, innførte 100 % hjemmekontor som primærløsning for alle ansatte grunnet COVID-19. De er i en posisjon hvor all virksomhet kan utføres hjemmefra, og løsningene for dette var allerede på plass. Likevel medfører situasjonen nye utfordringer. Å opprettholde et godt arbeidsmiljø kommer ikke gratis.
Anders Haukeli, daglig leder i Aplia, deler noen gode råd som styrker samholdet selv om de ikke lenger ser hverandre fysisk.
Aplia har et svært sterkt fellesskap, med en tilbakemelding på 100% fra fjorårets kulturundersøkelse. Dette er de stolte av og arbeider mye med. Derfor avlyser de ikke uten videre de tingene de pleier å gjøre, men finner heller nye arenaer for å bevare kjernen i kulturen. «Vi har videreført både uformelle og formelle møter. Ukentlig allmøte, kundemøter og workshops, alt kjøres som webmøter.»
Aplia har alltid hatt morgenkaffe på kontoret, så dette føltes naturlig å fortsette med. Det viste seg også være en fin måte å skape struktur i hverdagen, med et fast tidspunkt kl. 08.00, slik at folk kom seg opp om morgenen. Daglig leder får slik også en innsjekk på hvordan folk har det, og medarbeidere får en hyggelig oppdatering på hverandres hverdag.
Opplevelser ved hjemmekontor er tema på allmøte. Det er viktig å diskutere hvilke utfordringer man har eller har hatt, dele erfaringer om hvordan disse har blitt løst og få tips fra kollegaer. Vanlige utfordringer var blant annet avbrytelser fra unger med hjemmeskole, motivasjon, ustrukturerte dager og andre distraksjoner i hjemmet. Et par medarbeidere fortalte at de synes det var vanskelig å avslutte dagen når de satt på hjemmekontor. Da var rådene fra andre kollegaer å avslutte dagen med en tur. Det setter et fint punktum for dagen, og skaper en naturlig overgang til privatliv utover kvelden.
Det var viktig å skape en trygg ramme, og at medarbeiderne ikke skulle føle seg alene i å oppleve situasjonen som utfordrende. I Aplia mener de at det å alminneliggjøre utfordringene skaper trygghet, og åpner opp for dialog - som gir mulighet til å hjelpe hverandre.
Struktur på dagen, motivasjon og distraksjon henger litt sammen. Og i fellesskap kom de frem til et par forslag til tiltak og deler 10 konkrete tips:
Oppfølging fra nærmeste leder er et viktig punkt. Det er ulike behov, og viktig å finne ut hvem som trenger en telefon i løpet av dagen og hvem som klarer seg fint på egenhånd. Anders sier det er viktig å være tydelig på at han ønsker at medarbeidere skal ta kontakt om de synes ting er utfordrende.
Det «positive» med situasjonen er at alle sitter på hjemmekontor. Det vanskeligste som leder er når man har et team som består av en kombinasjon av folk på kontor og noen på hjemmekontor. Da er det utfordrende å få rutiner som gjør at leder er synlig nok for begge grupper.
Anders utfordrer med at ledelse av hjemmekontorarbeidere ikke er så annerledes enn ledelse på kontoret, eller andre steder. Folk er fremdeles folk, og de har de samme grunnleggende behovene som før – behov for tillit, stolthet og fellesskap. Han tror det er tre behov som er spesielt viktig at en som leder er bevisst når medarbeidere sitter på hjemmekontor:
Flere vil oppleve usikkerhet i denne situasjonen. Som leder blir det viktig å bruke enda mer tid nå på å snakke med medarbeidere og lytte til bekymringer som måtte oppstå – både i jobbsammenheng, og generelt i de ansattes privatliv.
Det er viktig at leder gir informasjon om hvilke tiltak som gjøres, og – ikke minst - hvorfor. Dersom det er utfordringer i driften, så fortelle om det, og ta de ansatte med i diskusjonen på hvordan man sammen skal komme gjennom denne perioden.
Hos Aplia er mannskapet ved godt mot og viser sterk arbeidsvilje!